Các kiểu chữ và kích thước phông chữ tốt nhất cho email

Những gì bạn viết trong email của bạn là điều quan trọng nhất. Nhưng bạn có thể ngạc nhiên về phong cách và kích thước phông chữ của bạn cũng quan trọng như thế nào.

Điều quan trọng là chọn một phông chữ sạch sẽ, không lộn xộn và dễ đọc. Bạn không cần phải giải quyết phông chữ mặc định trong chương trình email của mình. Nhưng đồng thời, bạn sẽ muốn tránh xa các phông chữ mới lạ - chẳng hạn như các phông chữ trông giống như chữ viết tay - có thể làm cho email của bạn có vẻ không chuyên nghiệp.

Sử dụng đúng phông chữ là một lựa chọn không phô trương có thể giúp thông điệp của bạn vượt qua. Nhận lời khuyên để giúp bạn lựa chọn đúng.

Chọn đúng cỡ chữ

Làm cho phông chữ của bạn đủ lớn để người đọc không phải nheo mắt để đọc tin nhắn, nhưng không lớn đến mức người đọc phải cuộn quá xa để đọc toàn bộ tin nhắn. Tùy thuộc vào độ dài của văn bản của bạn, kích thước phông chữ 10 điểm hoặc 12 điểm là tối ưu.

Có, người nhận có thể thay đổi kích thước phông chữ trong email, nhưng bạn không nên ép buộc họ làm điều đó.

Các kiểu phông chữ tốt nhất cho email

Bám sát kinh điển. Các phông chữ quen thuộc như Arial, Verdana, Calibri và Times New Roman đều hoạt động tốt. Bạn có thể thấy rằng chương trình của bạn sử dụng một trong số này làm phông chữ mặc định. Nếu không, họ sẽ là một trong những lựa chọn có sẵn trong chương trình.

Hãy nhớ rằng các chương trình email khác nhau có màn hình khác nhau và một phông chữ khác thường hoạt động tốt trong chương trình của bạn có thể khó đọc hoặc thậm chí được định dạng lạ trong chương trình khác.

Tránh các phông chữ ưa thích trông giống như chữ viết tay hoặc phông chữ và bất kỳ phông chữ mới lạ nào như Comic Sans. Bạn có thể thấy nó hấp dẫn nhưng người nhận có thể thấy nó gớm ghiếc, không thể đọc được hoặc cả hai.

Cho dù bạn chọn phông chữ nào, hãy nhất quán trong toàn bộ thông điệp theo cả kiểu dáng và kích thước. Chuyển đổi giữa Arial và Times New Roman, hoặc giữa các kích cỡ loại, gây xúc động cho độc giả.

Chọn một phông chữ

Cho dù bạn sử dụng chương trình email nào, bạn thường có thể chọn một phông chữ và kích thước phông chữ cho tin nhắn của mình theo một trong hai cách sau:

• Sau khi bạn tạo một tin nhắn mới, hãy chọn kiểu phông chữ và cỡ chữ bạn muốn từ các tùy chọn có sẵn trong chương trình. Kiểu phông chữ và kích thước phông chữ sẽ được hiển thị trong số các tùy chọn khác trong một dải các biểu tượng có thể nhấp ở trên cùng hoặc dưới cùng của hộp thông báo. Bấm vào biểu tượng kiểu phông chữ, rồi bấm vào lựa chọn của bạn trên danh sách bật lên. Sau đó làm tương tự cho kích thước phông chữ.
• Tạo tin nhắn và nhập văn bản của bạn. Sau đó làm nổi bật toàn bộ văn bản và nhấp vào các lựa chọn của bạn cho kiểu phông chữ và kích thước phông chữ.

Có rất nhiều tùy chọn khác trong dải biểu tượng đó và cho mục đích email doanh nghiệp, có lẽ bạn muốn bỏ qua tất cả. Văn bản in nghiêng và văn bản in đậm là những khởi sắc không cần thiết trong giao tiếp kinh doanh. Chơi với màu nền hoặc màu văn bản sẽ khiến bạn trông như có quá nhiều thời gian trên tay.

Khoảng cách phù hợp cho tin nhắn

Sử dụng không gian đúng cách cũng làm cho tin nhắn của bạn dễ đọc hơn. Thêm một dòng khoảng trắng sau lời chào, một dòng giữa mỗi đoạn và dòng trước và sau chữ ký trên tin nhắn của bạn. Có khoảng trắng này giúp người đọc dễ dàng tiếp thu văn bản hơn. (Một cách tiện dụng khác để giới thiệu khoảng trắng và giúp email của bạn dễ dàng quét và đọc là sử dụng các dấu đầu dòng để chia đoạn văn dài.)

Đây là cách để không gian email của bạn.

Kiểm tra email của bạn

Một khi bạn tìm thấy một kiểu phông chữ và kích thước mà bạn nghĩ là đẹp, hãy đọc lại nó. Sau đó gửi một bản sao cho chính mình và đọc lại nó. Khi bạn chắc chắn rằng mình đã lựa chọn đúng, bạn có thể bắt đầu sử dụng phông chữ email mới của mình.

Chữ ký của bạn thì sao?

Mặc dù nói chung, bạn muốn sử dụng một phông chữ một cách nhất quán trong toàn bộ email của mình, nhưng chữ ký của bạn xuất hiện theo một kiểu chữ và kích thước phông chữ khác nhau. Thông thường, chữ ký bao gồm tên của người đó ở cỡ chữ lớn hơn và cũng có khả năng được in đậm. Nhận thêm lời khuyên về cách thiết lập chữ ký email chuyên nghiệp, bao gồm những gì cần bao gồm trong chữ ký của bạn - và những gì cần bỏ đi.