Danh sách kỹ năng quản lý thời gian và ví dụ

Kỹ năng quản lý thời gian là gì và tại sao chúng quan trọng đối với nhà tuyển dụng? Quản lý thời gian có nghĩa là làm việc hiệu quả, và các nhà tuyển dụng trong mọi ngành tìm kiếm nhân viên có thể sử dụng tối ưu thời gian dành cho họ trong công việc. Tiết kiệm thời gian tiết kiệm tiền tổ chức và tăng doanh thu.

Nhân viên quản lý thời gian tốt sẽ làm việc hiệu quả hơn, hiệu quả hơn và có nhiều khả năng đáp ứng thời hạn hơn. Họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và nhạy cảm với thời gian và hạn chế lượng thời gian lãng phí cho các nhiệm vụ không thiết yếu.

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi nhân viên phân tích khối lượng công việc của họ, phân công các ưu tiên và duy trì sự tập trung vào các nỗ lực sản xuất. Nhân viên là người quản lý thời gian tuyệt vời có thể loại bỏ sự phân tâm và tranh thủ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để giúp hoàn thành mục tiêu của họ.

Trong buổi phỏng vấn xin việc

Kỹ năng quản lý thời gian, giống như các kỹ năng mềm khác, đang có nhu cầu. Người phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi để đánh giá khả năng quản lý thời gian của bạn và thời gian của nhóm nếu bạn có vai trò giám sát.

Xem lại những câu hỏi phỏng vấn quản lý thời gian này trước khi phỏng vấn xin việc, vì vậy bạn đã chuẩn bị để trả lời với các ví dụ cụ thể về cách bạn quản lý hiệu quả khối lượng công việc của mình.

Kỹ năng hàng đầu

Ưu tiên

Thông thường không thể thực hiện mọi việc bạn cần và muốn làm tất cả cùng một lúc, nhưng nếu bạn ưu tiên tốt, bạn sẽ có thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất theo thứ tự hợp lý. Khi gán mức độ ưu tiên, hãy xem xét các yếu tố như khi mỗi nhiệm vụ cần được thực hiện, thời gian có thể, mức độ quan trọng của nó đối với những người khác trong tổ chức, điều gì có thể xảy ra nếu một nhiệm vụ không được thực hiện và liệu có bất kỳ nhiệm vụ nào có thể bị gián đoạn bởi sự cần thiết phải chờ đợi người khác.

Lập kế hoạch

Lập lịch trình là quan trọng, và không chỉ bởi vì một số nhiệm vụ phải được thực hiện tại thời điểm cụ thể. Lập kế hoạch ảnh hưởng đến ngày, tuần, tháng của bạn, cũng như những người khác, dự án của họ và kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của họ cho các dự án và nhiệm vụ. Hầu hết mọi người cũng có thời gian cụ thể trong ngày khi họ ngày càng ít năng lượng hơn và trở nên năng suất hơn khi họ lên lịch cho mình. Lịch trình có thể là một cách tốt để tránh sự trì hoãn, quá.

Giữ một danh sách việc cần làm

Danh sách việc cần làm (được ưu tiên và tích hợp đúng với lịch trình của bạn) là một cách tuyệt vời để tránh quên điều gì đó quan trọng. Chúng cũng là một cách tuyệt vời để tránh dành cả ngày để suy nghĩ về mọi thứ bạn phải làm. Ghi nhớ các nhiệm vụ cần năng lượng, và suy nghĩ về tất cả mọi thứ bạn phải làm cả tuần có thể rất mệt mỏi và áp đảo. Chia tất cả các nhiệm vụ cần thiết thành một danh sách cho mỗi ngày và bạn đã giành chiến thắng phải lo lắng về bất kỳ nhiệm vụ nào nữa. Chỉ cần nhìn vào danh sách hôm nay.

Nghỉ ngơi

Nghỉ ngơi, mặc dù có vẻ mâu thuẫn, là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng. Mặc dù làm việc nhiều giờ hoặc nghỉ giải lao đôi khi có thể cải thiện năng suất trong thời gian ngắn, nhưng sự kiệt sức của bạn sau đó sẽ đảm bảo rằng năng suất trung bình của bạn thực sự giảm. Ngoại trừ những trường hợp khẩn cấp hiếm gặp, điều quan trọng là phải chống lại sự cám dỗ của công việc quá mức. Bao gồm thời gian nghỉ cần thiết và thời gian bỏ thuốc hợp lý, trong lịch trình của bạn.

Phái đoàn

Tùy thuộc vào loại công việc bạn làm, bạn có thể ủy thác một số nhiệm vụ. Biết những gì để giao phó và khi nào là một kỹ năng. Một số người chống lại việc ủy ​​thác, vì họ muốn duy trì quyền kiểm soát hoặc vì họ muốn tiết kiệm tiền bằng cách không thuê trợ lý. Cả hai phương pháp cuối cùng đều làm giảm năng suất và tăng chi phí.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn thực hành quản lý thời gian một cách chăm chỉ và vẫn có thể GÓI hoàn thành mọi việc, bạn có thể đang cố gắng làm quá nhiều. Nó là tốt hơn để thành công ở một vài nhiệm vụ hơn là cố gắng và sau đó thất bại ở nhiều.

Ví dụ tại nơi làm việc

A - E

• Điều chỉnh kế hoạch để thay đổi hoàn cảnh
• Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể
• Phân tích các quy trình và chọn cách đơn giản nhất để hoàn thành một nhiệm vụ
• Yêu cầu giúp đỡ khi tràn ngập nhu cầu
• Sự quyết đoán nói không với những đòi hỏi không phù hợp làm sao lãng nhiệm vụ trung tâm
• Tấn công các nhiệm vụ phức tạp hơn khi bạn có năng lượng cao nhất và nồng độ sắc nét nhất
• Kiểm tra thời gian sử dụng
• Tránh nói chuyện quá nhỏ với đồng nghiệp
• Tránh sự chần chừ; hành động thay vì lo lắng
• Chia các mục tiêu rộng hơn thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào một bước tại một thời điểm

• Chia các dự án thành các phần có thể quản lý
• Tạo các danh sách hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để thực hiện các danh sách
• Tạo lịch trình
• Giao nhiệm vụ thường xuyên hơn cho nhân viên cấp thấp hơn
• Ăn uống tốt để duy trì năng lượng
• Loại bỏ lãng phí thời gian
• Tập thể dục và tham gia các hoạt động giảm căng thẳng khác trong thời gian giải trí để tối đa hóa năng lượng khi làm việc

F - Z

• Tạo điều kiện cho các cuộc họp hiệu quả; gắn bó với khung thời gian cho các cuộc họp
• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để hạn chế thời gian chuyển tiếp
• Duy trì một khu vực làm việc có tổ chức
• Đa nhiệm; chuyển đổi suôn sẻ từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác
• Cởi mở với những cách làm việc hiệu quả hơn
• Tổ chức các tệp kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất
• Lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước hoặc điều đầu tiên vào buổi sáng
• Ưu tiên các yêu cầu và nhu cầu
• Ưu tiên danh sách các dự án và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn với thời hạn ngay lập tức hơn

• Đúng giờ
• Đặt điện thoại di động sang một bên để loại bỏ sự phân tâm của tin nhắn cá nhân trừ khi được yêu cầu cho công việc
• Xem xét hiệu suất và loại bỏ các sai lệch khỏi các ưu tiên
• Đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
• Đặt tiêu chuẩn thực tế cho chất lượng và tránh sự cầu toàn
• Đặt thời gian cụ thể để trả lời email
• Nghỉ ngơi ngắn để khôi phục năng lượng
• Chạm vào từng mảnh giấy hoặc đọc từng email chỉ một lần, bất cứ khi nào khả thi