Danh sách kỹ năng thư ký và ví dụ

Công tác văn thư đảm bảo rằng một văn phòng chạy trơn tru. Nó liên quan đến các nhiệm vụ hành chính hàng ngày của một văn phòng, chẳng hạn như trả lời điện thoại, lên lịch hẹn, gửi fax và nộp tài liệu.

Kỹ năng văn thư / hành chính rất hữu ích cho hầu hết những ai làm việc trong văn phòng. Hầu hết nhân viên cần phải làm ít nhất một số công việc văn thư, vì vậy những kỹ năng này có thể có ích cho dù chức danh công việc chính thức của bạn là gì. Thư ký văn phòng và thư ký cần phải có kỹ năng văn thư đặc biệt mạnh mẽ. Nhân viên ở các vị trí này thực hiện phần lớn các nhiệm vụ hàng ngày của văn phòng.

Các loại công việc văn thư

Trong khi một số người sử dụng các chức danh này thay thế cho nhau, thư ký văn phòng và thư ký khác với trợ lý hành chính. Trợ lý hành chính thường cần bằng đại học và được giao nhiều trách nhiệm hơn, bao gồm các dự án mũi nhọn và đôi khi là cả đội quản lý.

Ngược lại, thư ký và thư ký thường không cần giáo dục sâu rộng ngoài bằng cấp ba (mặc dù có các chương trình giáo dục đại học tập trung vào công tác văn thư và thư ký). Họ quản lý các hoạt động hàng ngày của một văn phòng, nhưng thường không có trách nhiệm quản lý.

Thư ký và thư ký làm việc trong nhiều ngành công nghiệp, bao gồm tài chính, kinh doanh, y học, chính phủ, luật pháp, v.v.Một số vị trí này yêu cầu các kỹ năng cụ thể. Tuy nhiên, có những kỹ năng cơ bản cần thiết cho gần như mọi vị trí trợ lý văn thư và hành chính.

Đọc dưới đây để biết danh sách các kỹ năng văn thư mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên cho việc làm. Bao gồm là một danh sách chi tiết của năm kỹ năng văn thư quan trọng nhất, cũng như danh sách bổ sung các kỹ năng hành chính liên quan.

Cách sử dụng danh sách kỹ năng

Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong suốt quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Nó rất quan trọng để sử dụng một số từ kỹ năng này trong suốt sơ yếu lý lịch của bạn. Các nhà tuyển dụng ngày càng sử dụng các hệ thống theo dõi người nộp đơn để xếp hạng và điểm số của điểm số các hồ sơ họ nhận được. Các hệ thống này được lập trình để tìm kiếm các từ khóa cụ thể và do đó, việc tiếp tục kết hợp chúng sẽ có nhiều khả năng được lựa chọn để xem xét thêm bằng cách thuê các nhà quản lý trong vòng xem xét thứ hai của họ.

Thứ hai, bạn có thể sử dụng các từ khóa này trong thư xin việc của bạn. Trong phần thân của bức thư của bạn, hãy cố gắng đề cập đến một hoặc hai trong số các kỹ năng này và đưa ra một ví dụ cụ thể về thời gian bạn thể hiện chúng trong công việc.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng những từ kỹ năng này trong một cuộc phỏng vấn. Hãy chắc chắn rằng bạn có ít nhất một ví dụ trong một thời gian bạn thể hiện từng kỹ năng trong số năm kỹ năng hàng đầu được liệt kê ở đây.

Tất nhiên, mỗi công việc sẽ đòi hỏi những kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau, vì vậy hãy đảm bảo bạn đọc kỹ mô tả công việc và tập trung vào các kỹ năng được nhà tuyển dụng liệt kê.

Ngoài ra, xem lại danh sách các kỹ năng khác của chúng tôi được liệt kê theo công việc và theo loại kỹ năng.

Kỹ năng văn thư hàng đầu

Sự chú ý đến chi tiết

Công việc văn thư liên quan đến việc chú ý đến các chi tiết hàng ngày của một văn phòng, những điều người khác có thể bỏ qua, chẳng hạn như trả lời và theo dõi email, theo dõi các cuộc hẹn, v.v. Một thư ký hoặc thư ký cần có khả năng tập trung vào các chi tiết này, và không để bất cứ điều gì trượt qua vết nứt.

• Phân tích
• Sắp xếp chuyến đi
• Ưu tiên
• Giải quyết vấn đề
• Lý luận
• Lưu trữ hồ sơ
• Lên lịch hẹn
• Đánh máy

Giao tiếp

Nhân viên văn thư cần có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói mạnh mẽ. Họ thường sẽ trả lời điện thoại, viết ghi nhớ, gửi email và chào khách hàng và khách hàng.

Do đó, họ phải có khả năng nói và viết rõ ràng và hiệu quả. Họ cần truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu.

• Điện thoại trả lời
• Giao tiếp
• Thư tín
• Dịch vụ khách hàng
• E-mail
• Fax
• Quầy lễ tân
• Kỹ năng ngôn ngữ
• Lắng nghe
• Giao tiếp bằng miệng
• Hiệu đính
• Viết

Kỹ năng tin học

Trong thời đại ngày nay, các kỹ năng máy tính rất quan trọng đối với bất kỳ công việc văn thư nào. Thư ký và thư ký phải là người đánh máy nhanh và chính xác. Họ cũng thường được yêu cầu thực hiện một số mục nhập dữ liệu, vì vậy họ nên làm quen với Excel và phần mềm nhập dữ liệu khác. Họ cũng nên làm quen với các phần mềm Microsoft Office khác, chẳng hạn như Word và PowerPoint. Bất kỳ kỹ năng máy tính bổ sung nào, chẳng hạn như khả năng thiết kế hoặc chỉnh sửa các trang web, sẽ được coi là một điểm cộng lớn.

• Nhập dư liệu
• Quản lý dữ liệu
• Lưu loát cơ sở dữ liệu
• Xuất bản máy tính để bàn
• Microsoft Office
• Máy văn phòng
• Xử lý văn bản

Số

Nhiều công việc văn thư liên quan đến số. Một số nhân viên phụ trách, ở một mức độ, kế toán và / hoặc kế toán cho một công ty. Nó đòi hỏi kỹ năng số. Khả năng tính toán số tiền nhanh chóng là một phẩm chất tích cực trong một thư ký hoặc thư ký.

• Kế toán
• Độ chính xác
• Thanh toán
• Sổ sách kế toán
• Ngân sách
• Chi phí
• Bảng tính
• Công nghệ

Cơ quan

Thư ký và thư ký phải được tổ chức. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru. Nó liên quan đến việc theo dõi lịch trình của nhà tuyển dụng, trả lời email và các cuộc gọi điện thoại, và duy trì các tập tin. Tất cả điều này cần rất nhiều kỹ năng tổ chức.

• Quyết định
• Gửi thư
• Hiệu quả
• Nộp hồ sơ
• Sự quản lý
• Đa nhiệm
• Giám sát
• Photocopy và đối chiếu
• Lập kế hoạch
• Sắp xếp
• Quản lý thời gian

Các kĩ năng mềm

Ngoài năm kỹ năng văn thư hàng đầu này, những nhân viên văn phòng giỏi nhất còn sở hữu những kỹ năng mềm thường là những đặc điểm tính cách bẩm sinh hơn là những năng lực được học. Chúng bao gồm các kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ, làm việc nhóm, linh hoạt, đáng tin cậy, sáng tạo, khả năng thích ứng và sáng tạo. Chúng là những đặc điểm cần thiết cho người quản lý văn phòng, nhân viên tiếp tân, trợ lý cá nhân, trợ lý văn phòng và trợ lý điều hành.