12 điều nhân sự phải xem xét khi đối phó với nghỉ phép gia đình

Được trả tiền hay không, 80% cha mẹ nghỉ phép gia đình sau khi sinh con. Vì vậy, trong khi các nhân viên sắp làm cha mẹ đang bận rộn vẽ các vườn ươm và đọc "Điều gì sẽ xảy ra khi bạn đang mong đợi", bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch cho gia đình họ nghỉ phép.

Khi nghỉ phép gia đình, Nhân sự phải đảm nhiệm rất nhiều căn cứ. Bạn được yêu cầu về mặt pháp lý để làm một số việc trong khi bạn phải làm những việc khác để duy trì công việc trôi chảy và chăm sóc những nhân viên là cha mẹ mới. Danh sách kiểm tra gia đình của bạn phải xem xét mười hai mục này.

Biết các quy tắc về nghỉ phép gia đình

Hoa Kỳ là một trong những quốc gia duy nhất trên thế giới không yêu cầu nghỉ thai sản hoặc nghỉ thai sản có lương, nhưng Đạo luật nghỉ phép y tế gia đình (FMLA) yêu cầu bạn cung cấp 12 tuần nghỉ không lương cho nhân viên đủ điều kiện.

Hiểu luật này và những gì nhân viên có quyền nhận. Chẳng hạn, nhân viên aren đòi hỏi phải mất đủ 12 tuần trong một chunk mà họ có thể dành thời gian không liên tục.

Mẹ sinh, đối tác và cha mẹ nuôi đều đủ điều kiện (giả sử họ đáp ứng các tiêu chí). Nhận biết luật này, cũng như bất kỳ luật nào khác trong tiểu bang của bạn. Nhiều luật việc làm được thông qua thường xuyên vì vậy phải trả tiền để hiểu biết về luật pháp trong phạm vi quyền hạn của bạn.

Viết một chính sách chính thức về nghỉ phép gia đình

Tài liệu chính sách của công ty về nghỉ phép gia đình. Có, tuân thủ luật pháp, nhưng công ty của bạn có thể quyết định các chi tiết khác. Hãy xem xét các lựa chọn này khi bạn nghĩ về nghỉ phép gia đình.

• Bạn sẽ cung cấp thời gian nghỉ cho gia đình? Nó không được luật pháp liên bang yêu cầu, nhưng có nhiều lợi ích khi làm như vậy. Google đã tăng tỷ lệ giữ các bà mẹ mới lên 50% chỉ bằng cách cung cấp thêm một chút thời gian được trả thêm. Nếu bạn cung cấp thời gian nghỉ có lương, hãy nêu cụ thể thời gian được cung cấp và nhân viên nào đủ điều kiện. Ví dụ, nhân viên toàn thời gian nhận được số tiền x, nhưng nhân viên bán thời gian không đủ điều kiện.
• Thời gian nghỉ có lương cho gia đình có chạy cùng lúc với thời gian FMLA không? Nếu nhân viên được nghỉ hai tuần, hãy quyết định xem thời gian đó sẽ chạy riêng hay đồng thời với thời gian FMLA. Nếu nó chạy riêng, nhân viên có thể nghỉ 14 tuần. Nếu nó hoạt động đồng thời, bạn chỉ cần trả lương cho nhân viên trong hai trong số 12 tuần mà họ được hưởng thông qua FMLA.

• Bạn sẽ có một kế hoạch phổ quát cho nghỉ phép gia đình? Nếu bạn đưa ra một khoảng thời gian nghỉ cho nhân viên, hãy quyết định xem mỗi phụ huynh sẽ nhận được thời gian nghỉ chính xác như nhau hoặc nếu các tình huống khác nhau sẽ nhận được sự đối xử khác nhau. Chẳng hạn, các bà mẹ sinh con có được nghỉ hai tuần, nhưng cha mẹ nuôi hoặc các đối tác không sinh nở có được trả một tuần không? Điều đó lên đến công ty, nhưng viết ra chính sách nghỉ phép gia đình để các tình huống tương tự được xử lý nhất quán.

Phối hợp làm việc cho gia đình

Hãy chắc chắn rằng các nhà quản lý làm việc với nhân viên trước khi nghỉ phép gia đình để điều phối công việc trong khi nhân viên không còn nữa. Nhận tất cả các chi tiết được bảo hiểm, rõ ràng để chuyển email của họ cho đồng nghiệp (nếu cần).

Điều này sẽ làm giảm căng thẳng cho đồng nghiệp và loại bỏ các tắc nghẽn tiềm năng. Các nhà quản lý có thể làm việc với nhóm của họ để đào tạo các trách nhiệm chéo, điều này có ích không chỉ cho thời gian nghỉ phép của gia đình mà còn khi mất một nhân viên vì những lý do khác.

Ghi nhớ quyền riêng tư của nhân viên về nghỉ phép gia đình

Không phải ai cũng muốn toàn bộ công ty biết rằng họ mong đợi hoặc đã có con. Và trên thực tế, HR không cần phải nói với các nhà quản lý cụ thể lý do tại sao một nhân viên không tham gia FMLA (mặc dù họ có thể sẽ biết tại sao một nhân viên mang thai rõ ràng đột nhiên ra đi trong vài tuần).

Xem xét cách nhân viên thảo luận về việc mang thai với đồng nghiệp một cách cởi mở và hành động với sự tôn trọng. Nếu nhân viên muốn lưu hành hình ảnh của trẻ sơ sinh trên trang xã hội của công ty, trên Facebook hoặc qua email, thật tuyệt. Nhưng bạn Không nên làm điều đó.

Làm cho lợi ích có thể truy cập

Lợi ích rất quan trọng trong quá trình mang thai và sinh nở, và thiếu chúng hoặc nhầm lẫn về chúng tạo ra căng thẳng cho nhân viên. Hầu như tất cả các nhân viên muốn truyền thông lợi ích tùy chỉnh cho các sự kiện cuộc sống. Mặc dù nhu cầu về sức khỏe là không thể dự đoán, nhưng họ chắc chắn dễ dự đoán hơn khi ai đó đang mong đợi một đứa trẻ.

Nó có một đường mỏng để đi bộ, nhưng cung cấp càng nhiều trợ giúp càng tốt mà không tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên. Chẳng hạn, nó không phù hợp để nói với một nhân viên mang thai rằng nhà cung cấp dịch vụ y tế của bạn có đường dây nóng hỗ trợ điều dưỡng trừ khi họ yêu cầu cụ thể.

Bạn không có ý tưởng nào về những lựa chọn mà họ sẽ đưa ra cho con mình, nhưng bạn vẫn có thể giúp đỡ bằng cách nhắc nhở họ rằng Chương trình Hỗ trợ Nhân viên (EAP) có các tài nguyên hỗ trợ tốt.

Có một hệ thống an toàn trực tuyến nơi nhân viên có thể truy cập chi tiết về lợi ích hoặc đưa cho nhân viên bản sao giấy tờ hiện hành. Bất cứ khi nào có thể, hãy hướng nhân viên đến những nơi mà họ có thể nghiên cứu và tìm câu trả lời. Điều này dẫn đến việc bạn làm việc ít hơn và trao quyền cho họ tự điều hướng và khám phá lợi ích, đồng thời tôn trọng quyền riêng tư của họ.

Cung cấp sự linh hoạt

Mọi người muốn linh hoạt nhưng vẽ các đường cần thiết. Cácchức danh mới của cha mẹ không làm cho nhân viên toàn thời gian chỉ làm việc 25 giờ một tuần. Có lẽ không hợp lý khi nhân viên mang đứa con mới của họ đi làm mọi lúc. Nó có lẽ không phải là một thỏa thuận lớn nếu Erica đến lúc 9:15 sáng trong khi tìm ra lịch trình nghỉ học tại nhà.

Linh hoạt có thể giúp nhân viên điều chỉnh trách nhiệm mới của họ. Nhân viên nên có một nhóm người hỗ trợ họ trong công việc và đưa ra giờ linh hoạt minh họa cho sự hỗ trợ của bạn.

Một số công ty thấy rằng hai bên cùng có lợi khi cho phép nhân viên từ từ hoạt động trở lại. Cho phép nhân viên trở lại bán thời gian trong một vài tuần sau khi nghỉ phép gia đình cho họ lựa chọn mang lại tiền trong khi không bị quá tải. Nó cũng giảm bớt gánh nặng của việc có một nhân viên ra khỏi văn phòng.

Nếu nhân viên sử dụng tất cả thời gian FMLA của họ nhưng vẫn cần thêm một chút thời gian để phục hồi, hãy cố gắng kéo dài thời gian nghỉ phép không lương. Nếu nhân viên don lồng đủ điều kiện cho FMLA (và theo những người ủng hộ nghỉ phép có lương của cha mẹ, 40% nhân viên của Hoa Kỳ don don), hãy cố gắng đáp ứng họ.

Tạo một kế hoạch dự phòng

Tính linh hoạt cũng có thể có lợi cho công ty nếu yêu cầu thay đổi vị trí trước hoặc sau khi nhân viên nghỉ phép. Chẳng hạn, một phụ huynh có thể muốn cắt giảm thời gian hoặc chuyển một số (hoặc tất cả) thời gian làm việc của họ sang làm việc từ xa để ở nhà với đứa con mới của họ.

Bạn chỉ được yêu cầu về mặt pháp lý để khôi phục vị trí có mức lương, lợi ích và uy tín tương đương cho một nhân viên trở về từ FMLA, nhưng nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn nếu thực hiện các điều chỉnh bổ sung.

Không phải tất cả các công ty có thể đủ khả năng để thực hiện những thay đổi này, nhưng đôi khi có thể có chỗ ở. Một số cha mẹ muốn thay đổi kế hoạch làm việc của họ sau khi sinh và có thể cắt hoàn toàn công việc ra khỏi kế hoạch của họ. Và, don lồng giả định rằng chỉ có cha mẹ nữ sẽ chọn để lại lực lượng lao động phía sau.

Xem xét thay đổi lợi ích của nhân viên

Với tất cả sự phấn khích của một em bé mới, nhân viên có thể quên rằng gói niềm vui mới cũng là một phụ thuộc mới mà họ cần để thêm vào các chương trình bảo hiểm sức khỏe của họ. Nhắc nhở nhân viên về ngày và cửa sổ nơi họ có thể và cần thay đổi cuộc bầu cử lợi ích của họ.

Những thay đổi lợi ích khác để xem xét liên quan đến nhân viên nghỉ phép. Trong thời gian nghỉ phép FMLA không được trả lương, nhân viên đã giành được tiền lương thu thập tiền lương. Làm thế nào họ sẽ trả cho phí bảo hiểm lợi ích của họ?

Bạn cần đưa ra quyết định về một số vấn đề chính sách khác cho sổ tay nhân viên và việc thực hiện.

• Quyết định nếu nhân viên sẽ tiếp tục tích lũy thời gian nghỉ trong thời gian nghỉ của họ. Nếu họ giành được tích lũy, hãy tính đến điều này khi tính thời gian nghỉ hoặc điều chỉnh thời gian nghỉ này trong phần mềm thời gian nghỉ của công ty.
• Nếu nhân viên giành được lợi nhuận của Keith sau khi sinh, hãy rút tiền trong thời gian nghỉ phép trên mức lương cuối cùng nếu điều này được quy định trong chính sách nghỉ phép của công ty.
• Kiểm tra chính sách nghỉ phép để xác định xem nhân viên có thể thêm bất kỳ thời gian nghỉ tích lũy nào vào thời gian nghỉ phép của cha mẹ hoặc thời gian FMLA mà họ đã thực hiện hay không.

Tất cả những chi tiết này nên được đưa vào chính sách nghỉ phép của bạn. Nếu họ aren, hãy thêm chúng để mỗi nhân viên được đối xử bình đẳng.

Nhạy cảm

Thỉnh thoảng, sự ra đời của một đứa trẻ không phải là một sự kiện kỷ niệm trong cuộc sống của người dân. Mang thai ngoài ý muốn xảy ra. Sảy thai muộn và tử vong trẻ sơ sinh đang tàn phá. Một nhân viên có thể chọn đặt con mình làm con nuôi hoặc chấm dứt thai kỳ. Tiếp cận bất kỳ tình huống nào với sự nhạy cảm và tôn trọng.

Làm việc với nhân viên và người quản lý của nhân viên để xử lý một cách nhạy cảm việc chuyển trở lại làm việc. Ngoài ra, hãy xem xét một số tình huống (như sảy thai) trong chính sách tang chế của công ty.

Các sự kiện cuộc sống đau đớn là khó khăn cho nhân viên nhưng cũng khó khăn cho những người làm việc quan tâm đến họ. Hãy suy nghĩ về cách công ty có thể nhạy cảm (và tư nhân) xử lý các tình huống này trước.

Ăn mừng

Một cử chỉ nhỏ, tốt đẹp từ tổ chức sẽ nhắc nhở nhân viên rằng họ có một nhóm đồng nghiệp cổ vũ họ trở lại văn phòng. Đợi một vài ngày sau khi sinh để đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt đẹp, và sau đó gửi một số hoa, thiệp hoặc một người. Xem xét những gì nhân viên sẽ đánh giá cao, và cố gắng cá nhân hóa cử chỉ.

Hãy suy nghĩ về chỗ ở sau khi sinh

Đối với nhiều công ty, lợi ích của cha mẹ không được kết thúc khi gia đình nghỉ việc. Xem xét những gì nhân viên sẽ cần hoặc đánh giá cao. Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) yêu cầu các công ty cung cấp cho các bà mẹ cho con bú thời gian nghỉ ngơi và một nơi riêng tư để vắt sữa mẹ.

Cha mẹ làm việc mà không có đối tác ở nhà cũng có thể sẽ cần chăm sóc trẻ em, được xếp hạng là mục ngân sách lớn nhất cho các gia đình Mỹ. Trung bình, các gia đình Mỹ chi 9.589 đô la mỗi năm cho việc chăm sóc trẻ em lên tới 28.353 đô la cho một người chăm sóc tại nhà.

Xem xét lợi ích bổ sung cho nhân viên

Xem xét việc tạo ra một số loại lợi ích chăm sóc trẻ em cho nhân viên như trợ cấp chi phí hoặc thậm chí cung cấp các lựa chọn chăm sóc trẻ em tại chỗ hoặc gần nơi làm việc. 85% nhân viên có quyền lợi chăm sóc trẻ em nói rằng điều này giúp họ giảm căng thẳng và tăng cân bằng cuộc sống công việc.

Khi nói đến lợi ích chăm sóc trẻ em, nhân viên sẽ đánh giá cao sự giúp đỡ và giới hạn duy nhất là cách bạn có thể tiếp cận lợi ích một cách sáng tạo (và những gì công ty có thể chi trả và đáp ứng).

Giúp nhân viên có một gia đình nghỉ ngơi thoải mái, không căng thẳng, trong khi đảm bảo công việc kinh doanh được chăm sóc đầy đủ cho cả hai trong khi họ đi và khi họ trở về.

Thực hiện theo các quy tắc và thiết lập các hướng dẫn để đảm bảo tuân thủ và đối xử công bằng cho tất cả các nhân viên nghỉ phép gia đình.

Những thay đổi lớn trong cuộc sống của nhân viên là điều thú vị và là bước chuyển tiếp cho mọi người. Với một chút kế hoạch, bạn có thể điều hướng lá gia đình một cách dễ dàng.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis là một nhà báo thương hiệu, và là người ủng hộ cho các chuyên gia nhân sự có tác động cao. Cô nghiên cứu, phân tích và viết để khuyến khích nhân sự tận dụng tối đa các sáng kiến ​​của họ.